초보자를 위한 마이크로소프트365 제대로 쓰는 방법

처음 쓰면 헷갈리는 마이크로소프트365, 어디서 시작하면 좋을까

얼마 전 지인이 새 노트북을 샀는데, 워드와 엑셀을 설치하려다가 “오피스랑 마이크로소프트365가 뭐가 다른 거야?”라고 묻더라고요. 사실 예전에는 한 번 구매해서 설치하는 오피스가 익숙했지만, 요즘은 구독형으로 쓰는 마이크로소프트365를 더 많이 접하게 됩니다. 이름은 조금 딱딱하지만, 실제로 써보면 문서 작성, 파일 보관, 공동 작업, 일정 관리까지 한 번에 묶어둔 작업 도구에 가깝습니다.

마이크로소프트365는 워드, 엑셀, 파워포인트 같은 기본 앱만 있는 서비스가 아닙니다. 원드라이브 저장공간, 아웃룩 메일, 팀즈, 원노트 같은 도구까지 연결되어 있어서 개인 업무나 가족 자료 관리, 회사 협업에 꽤 유용합니다. 특히 여러 기기에서 같은 파일을 열어야 하는 사람이라면 체감이 큽니다. 집 PC에서 쓰던 문서를 카페 노트북이나 휴대폰에서 바로 이어서 볼 수 있으니까요.

내게 맞는 요금제 고르는 방법

가장 먼저 볼 것은 ‘혼자 쓸지, 여러 명이 같이 쓸지’입니다. 개인 사용자라면 보통 개인용 요금제와 가족용 요금제를 비교하게 됩니다. 혼자만 쓴다면 개인용이 간단하고, 가족이나 지인 여러 명이 각자 계정을 따로 쓰고 싶다면 가족용이 더 경제적일 때가 많습니다. 단순히 가격만 볼 게 아니라 원드라이브 저장공간을 각자 받을 수 있는지도 같이 봐야 합니다.

회사나 팀에서 쓴다면 이야기가 조금 달라집니다. 비즈니스용 마이크로소프트365는 사용자 계정 관리, 회사 이메일 도메인, 보안 설정, 팀즈 회의 같은 기능이 더 중요해집니다. 예를 들어 직원 5명이 있는 작은 사무실이라면 파일을 개인 카톡으로 주고받는 것보다 팀즈와 원드라이브, 셰어포인트를 묶어서 쓰는 편이 훨씬 깔끔합니다. 누가 최신 파일을 갖고 있는지 헷갈리는 일이 줄어듭니다.

• 혼자 문서 작업이 많다면 개인용 구독이 무난합니다.
• 가족이 각자 저장공간과 앱을 쓰면 가족용이 유리할 수 있습니다.
• 회사 메일, 권한 관리, 회의가 필요하면 비즈니스용을 보는 편이 낫습니다.
• 이미 학교나 회사 계정이 있다면 제공되는 라이선스를 먼저 확인하는 게 좋습니다.

원드라이브를 먼저 세팅하면 훨씬 편해진다

마이크로소프트365를 제대로 쓰려면 원드라이브부터 익숙해지는 게 좋습니다. 많은 사람이 워드나 엑셀만 설치하고 끝내는데, 실제 편리함은 파일 동기화에서 크게 느껴집니다. 예를 들어 데스크톱에 저장한 엑셀 파일을 원드라이브 폴더 안에 두면, 노트북에서도 같은 파일을 열 수 있고 휴대폰에서도 확인할 수 있습니다.

다만 모든 파일을 무작정 동기화하면 저장공간이 금방 복잡해집니다. 저는 보통 ‘문서’, ‘업무’, ‘사진’, ‘공유용’처럼 큰 폴더를 먼저 나누는 편입니다. 그리고 정말 자주 쓰는 파일만 즐겨찾기처럼 관리합니다. 원드라이브에는 파일을 온라인에만 두는 기능도 있어서, 노트북 저장공간이 부족한 사람에게 꽤 유용합니다.

공유 링크는 권한을 꼭 확인하기

원드라이브에서 파일을 공유할 때는 링크 권한을 잘 봐야 합니다. ‘보기만 가능’인지, ‘편집 가능’인지에 따라 결과가 완전히 달라집니다. 예전에 지인이 견적서 파일을 편집 가능한 링크로 보냈다가 상대방이 실수로 내용을 바꿔버린 적이 있었습니다. 큰 사고는 아니었지만, 숫자가 들어간 문서라면 이런 실수가 꽤 곤란할 수 있습니다.

• 검토만 받을 파일은 보기 전용으로 공유합니다.
• 같이 작성할 문서는 편집 가능 링크를 씁니다.
• 외부 공유가 필요 없다면 특정 사용자만 접근하게 설정합니다.
• 중요한 문서는 공유 후 링크를 다시 확인하는 습관이 좋습니다.

워드, 엑셀, 파워포인트는 웹 버전도 꽤 쓸 만하다

마이크로소프트365를 쓰면 데스크톱 앱만 떠올리기 쉬운데, 웹 버전도 생각보다 쓸 만합니다. 간단한 문서 수정, 표 확인, 발표 자료 점검 정도는 브라우저에서 바로 처리할 수 있습니다. 특히 급하게 다른 컴퓨터를 써야 할 때 설치 없이 로그인만 하면 되는 점이 편합니다.

물론 복잡한 엑셀 매크로나 고급 서식 작업은 데스크톱 앱이 안정적입니다. 큰 데이터를 다루거나 세밀한 편집이 필요한 경우에는 설치형 앱이 낫습니다. 반대로 짧은 보고서 수정, 회의 중 공동 메모, 발표 자료 문구 변경 정도는 웹 버전이 더 빠를 때도 많습니다. 상황에 따라 나눠 쓰면 됩니다.

공동 작업은 파일 하나로 모으는 게 중요하다

여러 명이 문서를 만질 때 가장 흔한 문제는 파일 이름이 계속 늘어나는 겁니다. ‘최종’, ‘최종수정’, ‘진짜최종’ 같은 파일을 누구나 한 번쯤 본 적 있을 거예요. 마이크로소프트365에서는 원드라이브나 셰어포인트에 파일 하나를 올려두고 같이 편집하는 방식이 훨씬 낫습니다. 변경 내용이 자동 저장되고, 이전 버전도 확인할 수 있어서 실수했을 때 되돌리기도 쉽습니다.

아웃룩과 팀즈까지 연결하면 업무 흐름이 단순해진다

마이크로소프트365의 장점은 앱들이 따로 노는 느낌이 덜하다는 점입니다. 아웃룩에서 받은 일정 초대를 팀즈 회의로 연결하고, 회의 중 나온 자료를 원드라이브나 셰어포인트에 저장하고, 필요한 내용은 원노트에 남길 수 있습니다. 처음에는 각각의 앱이 많아 보여 복잡하지만, 자주 쓰는 흐름만 잡으면 오히려 일이 단순해집니다.

예를 들어 작은 프로젝트를 진행한다면 팀즈에 채널을 만들고, 관련 파일을 그 안에서 공유하고, 회의 일정은 아웃룩으로 잡는 식입니다. 이렇게 하면 대화, 파일, 일정이 한곳에 모입니다. 카톡방, 이메일, 개인 폴더에 자료가 흩어져 있을 때보다 나중에 찾기가 훨씬 쉽습니다.

• 회의 일정은 아웃룩 캘린더에 바로 등록합니다.
• 반복 회의는 팀즈 링크를 고정해두면 편합니다.
• 프로젝트별 파일은 개인 PC보다 공유 공간에 둡니다.
• 회의 메모는 원노트나 루프 같은 협업 도구에 남기면 찾기 쉽습니다.

처음 세팅할 때 챙기면 좋은 습관

마이크로소프트365를 오래 편하게 쓰려면 처음에 몇 가지를 잡아두는 게 좋습니다. 첫째, 계정 보안을 위해 2단계 인증을 켜두는 게 좋습니다. 문서와 사진, 회사 자료가 한 계정에 묶이는 만큼 비밀번호 하나에만 의존하는 건 불안합니다. 둘째, 자동 저장 위치를 확인해야 합니다. 중요한 문서가 내 PC에만 있는지, 원드라이브에 저장되는지 알고 있어야 나중에 찾기 편합니다.

셋째, 앱을 너무 많이 한 번에 익히려고 하지 않는 게 좋습니다. 처음에는 워드, 엑셀, 원드라이브 정도만 제대로 써도 충분합니다. 그다음 일정이 많아지면 아웃룩 캘린더를 쓰고, 협업이 필요해지면 팀즈를 붙이면 됩니다. 도구를 먼저 다 외우려고 하면 금방 피곤해집니다.

개인적으로 마이크로소프트365는 ‘문서 프로그램 묶음’이라기보다 생활과 업무 파일을 덜 흩어지게 만드는 도구에 가깝다고 느낍니다. 처음부터 모든 기능을 쓰지 않아도 괜찮습니다. 자주 쓰는 파일을 원드라이브에 두고, 공유 권한을 조심하고, 웹과 데스크톱 앱을 상황에 맞게 나눠 쓰는 것만으로도 충분히 값어치를 느낄 수 있습니다.