마이크로소프트365 처음 쓰려면 이렇게 시작하세요

얼마 전 가족이 엑셀 파일을 열려고 마이크로소프트365를 결제하려다 잠깐 멈췄습니다. 무료로도 쓸 수 있다는 말이 있고, 요금제마다 저장 공간도 달랐거든요. 처음부터 결제 화면으로 가기보다 내가 어떤 작업을 할지 먼저 떠올리니 선택이 훨씬 쉬워졌습니다.

문서 작업이 가끔이라면 무료 버전부터

마이크로소프트365를 쓰려면 먼저 마이크로소프트 계정이 필요합니다. 계정으로 로그인하면 웹 브라우저에서 워드, 엑셀, 파워포인트를 무료로 사용할 수 있어요. 이력서 문장을 고치거나 간단한 가계부를 만드는 정도라면 여기서 시작해도 충분할 수 있습니다. 무료 계정에는 원드라이브 저장 공간 5GB도 제공됩니다.

다만 웹에서 쓰는 앱과 컴퓨터에 설치하는 앱은 경험이 다릅니다. 복잡한 엑셀 파일을 자주 다루거나 인터넷 연결이 불안정한 곳에서 일한다면 설치형 앱이 더 편할 수 있어요. 반대로 한 달에 한두 번 문서를 열어보는 사람이라면 구독료를 내기 전에 무료 버전으로 실제 파일을 열어보는 편이 낫습니다.

처음 만든 파일은 이름부터 바꿔두면 찾기 쉽습니다. ‘문서 1’ 대신 ‘2026 생활비’처럼 적어두는 식이죠. 웹에서 만든 문서는 원드라이브에 저장되므로, 다음에 다른 기기에서 같은 계정으로 로그인해 이어서 작업할 수도 있습니다.

요금제는 앱 설치와 저장 공간을 기준으로 고르기

무료 저장 공간 5GB가 부족하지만 설치형 워드나 엑셀은 필요 없다면 마이크로소프트365 베이직을 볼 만합니다. 저장 공간은 100GB이고, 문서 작업은 주로 웹과 모바일 앱에서 합니다. 컴퓨터에 앱을 설치해 자주 일한다면 1인용 퍼스널이 더 맞습니다. 퍼스널에는 설치형 앱과 원드라이브 1TB가 포함됩니다.

함께 쓸 사람이 있다면 패밀리도 비교해보세요. 한 사람이 가족 구성원을 초대해 구독 혜택을 공유하는 방식이며, 본인을 포함해 최대 6명이 사용할 수 있습니다. 각자 자기 계정으로 접속하므로 구독을 공유했다고 개인 파일이 자동으로 공개되지는 않습니다. 다만 AI 기능은 구독 소유자에게만 제공되는 항목이 있어, 모든 기능을 똑같이 나눠 쓸 수 있다고 생각하면 곤란합니다.

저장 공간 표시는 특히 구매 직전에 확인하는 게 좋습니다. 마이크로소프트 지원 안내에 따르면 2026년 10월 8일부터 시작한 새 패밀리 구독은 구성원이 함께 쓰는 2TB 방식입니다. 그전에 시작한 구독은 기존의 사용자당 1TB 방식이 갱신 시점까지 적용될 수 있어요. 예전에 들었던 ‘6명이 각각 1TB’라는 설명을 새 구독에도 그대로 적용하면 예상과 달라질 수 있습니다.

가격도 사용 인원과 함께 계산해야 합니다. 마이크로소프트의 국내 안내에 표시된 연간 가격은 베이직 2만 9,900원, 퍼스널 12만 5,000원, 패밀리 15만 5,000원입니다. 두 사람이 패밀리를 쓴다면 단순 계산으로 1인당 연 7만 7,500원인 셈이죠. 실제 결제 가격과 제공 혜택은 구매 화면에서 다시 확인하는 편이 안전합니다.

구독했다면 계정 확인부터 설치까지

구독 후에는 구매할 때 사용한 계정으로 로그인했는지 먼저 확인하세요. 계정이 두 개면 결제한 계정과 앱에 로그인한 계정이 달라 ‘구독이 없다’고 표시되는 일이 생깁니다. 마이크로소프트 계정의 ‘서비스 및 구독’ 메뉴에서 내 요금제를 확인하고, 설치 옵션을 선택하면 컴퓨터용 앱을 받을 수 있습니다.

설치가 끝나면 워드나 엑셀을 열어 같은 계정으로 로그인합니다. 이후 새 문서를 만들고 저장 위치로 원드라이브를 골라두면 컴퓨터와 휴대폰에서 이어서 보기 편해요. 퍼스널과 패밀리는 한 사람이 여러 기기에 앱을 설치할 수 있지만, 동시에 로그인해 사용하는 기기는 사용자당 최대 5대입니다.

가족과 함께 쓴다면 구매자의 아이디와 비밀번호를 알려주지 말고 구독 공유 기능으로 초대하는 게 맞습니다. 초대받은 사람은 자신의 계정으로 앱을 설치하고 파일을 관리합니다. 파일 자체를 함께 고칠 때만 원드라이브의 ‘공유’를 사용하면 돼요.

파일 공유와 자동 결제는 한 번씩 확인하기

원드라이브에서 파일을 공유할 때는 상대방에게 보기 권한만 줄지, 편집도 허용할지 확인하세요. 예를 들어 가족에게 여행 일정표를 보내 함께 수정하려면 편집 권한이 필요하지만, 완성한 이력서를 보여주기만 한다면 보기 권한이 적절합니다. 공유 전까지 개인 파일은 비공개라는 점도 알아두면 마음이 놓입니다.

구독 결제 방식도 처음에 확인해두면 좋습니다. 마이크로소프트에서 직접 구매했다면 계정의 ‘서비스 및 구독’ 메뉴에서 다음 청구일과 반복 청구 설정을 볼 수 있습니다. 앱스토어처럼 다른 곳에서 구매했다면 결제 관리도 그곳에서 해야 할 수 있어요. 1년 뒤 계속 쓸지 아직 모르겠다면 휴대폰 달력에 갱신일을 적어두는 것도 간단한 방법입니다.

저라면 간단한 문서부터 무료 웹 버전으로 만들어보고, 파일이 쌓이거나 설치형 앱이 필요해질 때 요금제를 고르겠습니다. 마이크로소프트365는 기능이 많지만, 처음에는 계정 하나와 자주 쓰는 앱 한두 개만 익혀도 일상 작업이 꽤 편해집니다.